Nous accompagnons notamment les petites entreprises, artisans, agences et indépendants qui recopient, vérifient ou relancent souvent les mêmes dossiers. JACQUEJEAN est basée en Vendée et peut accompagner une équipe à distance partout en France.
Avant de nous contacter
Questions fréquentes
Par où commencer, quels outils garder, et qui décide quand un dossier sort du cadre ? Retrouvez les réponses de l’agence, classées par sujet.
20 questions · 4 thèmes
Comprendre et choisir une première tâche
Choisissez une tâche qui revient souvent et dont vous connaissez le résultat attendu. Par exemple : recopier une demande reçue par e-mail dans un tableau. Notez ce qui déclenche la tâche, ce que vous faites et le cas qui exige votre jugement.
Non. Vous connaissez votre métier : montrez comment vous traitez une demande aujourd’hui et ce qui vous fait perdre du temps. Nous pouvons partir de là, même si vous travaillez surtout avec une boîte mail et un tableur.
Une règle exécute ce qui est prévu : si une demande de catalogue est reconnue selon les critères définis, elle prépare ou envoie la réponse approuvée, selon votre choix. Une IA peut aider à interpréter des formulations variées ou à rédiger un brouillon. Elle peut aussi se tromper.
Quand la tâche est rare, que la règle change souvent ou qu’une erreur coûte plus cher que le temps gagné, mieux vaut parfois garder la main. On peut aussi simplifier le formulaire ou supprimer une double saisie sans construire une automatisation.
Relier les outils et garder le contrôle
Souvent, on peut partir de vos outils actuels. Il faut vérifier votre version, les droits disponibles et les moyens autorisés de lire ou d’écrire les informations. Le nom du logiciel seul ne suffit pas à confirmer une connexion.
La règle peut repérer les champs indispensables et placer le dossier « À compléter ». Elle conserve les informations reçues et signale ce qui manque à la bonne personne. Elle ne doit pas inventer une commune, un montant ou une disponibilité.
Oui. Vous décidez quelles actions sont autorisées et lesquelles exigent une validation. Par exemple, le système peut préparer un brouillon et son destinataire ; la personne désignée vérifie le contenu et décide de l’envoyer ou non.
Nous convenons avec vous du résultat attendu sur quelques dossiers représentatifs. On compare le résultat obtenu pour des cas normaux, incomplets et inhabituels. Vous pouvez alors demander une correction ou décider du passage en service.
Le scénario doit prévoir comment repérer l’échec, qui prévenir et comment reprendre le dossier. Pour un envoi, on vérifie notamment s’il a déjà eu lieu avant de le relancer. Les alertes et le suivi retenus dépendent du projet.
Estimer les gains, le prix et le périmètre
Partez de votre volume, du temps manuel actuel et du contrôle qui restera. Comparez le temps net libéré aux coûts de mise en place et de fonctionnement. Une heure rendue disponible n’est une économie de trésorerie que si une dépense disparaît réellement.
Nous travaillons sur devis. Le prix dépend notamment des outils à relier, du volume, des exceptions et des validations. Le devis précise ce que nous réalisons, ce que vous recevez, les accès nécessaires, le calendrier et le suivi prévu.
C’est possible. Distinguez le coût initial, les licences ou consommations d’outils et le suivi éventuel. Les besoins récurrents, leur mode de facturation et ce qui est inclus doivent être identifiés pour votre projet ; il n’y a pas de mensualité publique standard.
Quelques lignes suffisent au premier contact : la tâche, les outils actuels, le volume si vous le connaissez et le résultat souhaité. Le devis est gratuit et sans engagement. Aucune pièce confidentielle, liste de clients ou information de connexion n’est nécessaire.
Oui, il est gratuit et sans engagement. Il sert à comprendre votre besoin et à déterminer s’il mérite d’être étudié. Un audit approfondi, une cartographie détaillée ou des tests de faisabilité sont des prestations distinctes, proposées sur devis.
Mettre en service, protéger les données et préparer la suite
Le calendrier dépend des accès, des outils et des cas à tester. Votre équipe intervient surtout pour montrer le travail actuel, définir ce qui doit être validé et vérifier les essais. Le périmètre et le calendrier sont indiqués dans le devis.
Cela dépend des outils et du parcours choisi. Avant de connecter un service, il faut identifier les données nécessaires, les personnes et prestataires qui y accèdent, leur lieu de traitement et les durées de conservation. Ces points se vérifient pour votre projet.
Prévoyez une personne qui connaît la tâche et sait reconnaître une exception. Selon le devis, l’accompagnement peut inclure une démonstration, des consignes ou une formation. L’essentiel est de savoir traiter un dossier et reprendre la main lorsque c’est nécessaire.
Le devis précise les contrôles prévus, les incidents couverts et les modalités d’intervention. Une anomalie dans un fonctionnement prévu et une nouvelle demande métier ne se traitent pas forcément de la même façon. Aucun délai d’intervention universel ne peut être annoncé ici.
Avant de démarrer, faites préciser qui détient les comptes, quelles données sont exportables et quelle documentation ou quels éléments pourront vous être remis. Les possibilités dépendent des logiciels et du devis. Exporter des données ne rend pas automatiquement le fonctionnement transférable.